Choisir un fournisseur et faire une demande de soumission efficace

Article verrouillé Publié le par Martin A. Messier

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Choisir un fournisseur et faire une demande de soumission efficace

Dans la vie d’un propriétaire d’immeubles locatif, il est souvent requis de faire confiance à un fournisseur de service pour l’entretien ou la maintenance d’un immeuble.

Ce choix est extrêmement important, non seulement en raison des coûts, mais de l’impact sur la valeur de l’immeuble et sur la qualité de vie des locataires qui l’occupent.

En plus des considérations relatives aux aspects monétaires, il nous faudra voir quelles sont les garanties reliées aux travaux, les garanties d’exécutions, les conditions dans lesquelles les travaux vont s’effectuer afin de nuire le moins possible aux locataires et d’éviter les demandes devant la Régie du logement.

Il nous faudra également valider quelles sont les assurances qui couvrent la responsabilité de l’entrepreneur en cas de dégât, de bris ou de sinistre à l’immeuble, de quelle façon la garantie des travaux pourrait être mise en jeu, la durée de cette garantie, la capacité financière de l’entreprise à réaliser les travaux et, au besoin, les assurances, et la caution de réalisation des travaux dans certains cas.

Il est également important de préciser dans l’appel d’offre tous les détails que vous jugez pertinents dans l’évaluation des soumissions à recevoir. À ce titre, il est important de déterminer avant même de faire la soumission quels sont les détails qui vous sont importants.

Normalement, nous devrions retrouver l’expérience de l’entreprise, des équipes et des ouvriers qui sont appelés à réaliser les travaux, leur compétence, la détention des permis, des cartes de compétence requises, l’assurance de l’entreprise et de ses travailleurs, les montants de couverture, le type de couverture et les conditions qui permettront d’exercer la garantie et la stabilité de la garantie qui vous sera fournie.

Par exemple, la garantie est-elle celle d’un organisme reconnu, une entreprise qu’on peut évaluer à stable et fiable ou s’agit-il d’une garantie d’une nouvelle entreprise qui a peu d’expérience et dont les moyens financiers risquent de compromettre la garantie alléchante qui vous est proposée?

De plus, en tant que propriétaires d’immeubles locatifs, vous devez garantir la jouissance paisible des lieux. Il est donc essentiel de connaître les conditions de réalisation des travaux. À quelle heure vont-ils débuter? À quelle heure vont-ils se terminer? Quels sont les objets qui pourraient encombrer les lieux, nuire à la vie, voire même à la sécurité des occupants? De quelle façon est-ce que les lieux seront sécurisés?

Vous devez aussi déterminer quelles sont les méthodes qui devront être privilégiées afin de limiter l’impact sur vos locataires, et donc les demandes à la Régie du logement relatives à la diminution de loyer ou aux travaux.

Une fois que vous aurez déterminé l’ensemble des points qui devront faire l’objet de l’évaluation, il est recommandé d’informer les soumissionnaires du processus et de leur poser des questions auxquelles ils devront répondre qui visent la détermination de toutes les conditions mentionnées ci-haut, incluant la date de réalisation des travaux, les conditions de résiliation du contrat en cas d’insatisfaction ou de délais, les pénalités en cas de délais, les modalités de versements des sommes à l’entrepreneur, et naturellement, le prix, les matériaux qui seront utilisés et la façon dont ils seront installés.

Pour les travaux d’envergure plus compliquée, voire les travaux majeurs, il est souvent préférable de faire déterminer par un expert ingénieur ou architecte avec précision les détails des matériaux et des façons de les installer dans l’élaboration d’un plan et devis qui devra être respecté par l’entrepreneur en construction.

Votre professionnel pour les travaux majeurs pourra également vous guider dans l’évaluation des candidatures si vous le souhaitez.

Pour les travaux qui ne requièrent pas de professionnels, nous vous recommandons néanmoins de bien réfléchir à la question et vous proposons de communiquer avec un de nos gestionnaires immobiliers afin de discuter avec lui sur la question, voire même de lui demander de vous aider à préparer l’appel d’offre afin de recevoir des soumissions intéressantes pour votre immeuble.

Vous pourriez alors combiner un appel d’offre qui sera destiné aux fournisseurs que vous connaissez et que vous choisissez, avec des fournisseurs qui ont obtenu de bonnes références de la part de propriétaires ou gestionnaires immobiliers.

N’hésitez pas à communiquer avec nous afin de bénéficier de l’appui requis pour vos travaux.


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