Vol de données, fraude, confidentialité: plusieurs mots qu’on entend depuis quelques semaines

Article verrouillé Publié le par Martin A. Messier

Sujet(s): Mot de l'éditeur

Vol de données, fraude, confidentialité: plusieurs mots qu’on entend depuis quelques semaines

Dans l’actualité récente, il fut question de vol d’identité en raison de la fuite de données chez Desjardins et chez Capital One plus récemment. Il faut être conscient que comme propriétaire d’immeuble, les informations confidentielles doivent être gardées de façon sécuritaire durant la période prévue par la loi et que dès que votre décision est prise, le résultat des évaluations doit normalement être détruit.

Comment éviter d’être vous-même victime d’une fraude?

Suite à une fuite de données importantes, il faut nous souvenir que nous devons vérifier l’identité de notre locataire avec une pièce d’identité avec photo qui permet de nous assurer que nous avons en face de nous la bonne personne. Il nous faut prendre le temps de bien identifier le candidat.

Vous pouvez prendre le temps d’expliquer au candidat qu’il vous faut vous assurer qu’il s’agit bel et bien de lui et non pas de quelqu’un qui tente d’usurper son identité et de conclure un bail au nom d’une autre personne. Les informations qui sont détenues par votre entreprise, et cela inclut vos concierges et employés, doivent être vérifiées mais aussi tenues de façon confidentielle. Il faut donc, dans l’intervalle requis pour l'examen du dossier, vous assurer que les renseignements soient transmis de façon sécuritaire s’ils ont à l’être et conservés dans une pièce sécuritaire qui est verrouillée, et que les données doivent être dans un classeur sécuritaire et verrouillé, ou mieux, dans un coffre-fort.

Dès que vous avez fini l’utilisation de ces données, il est important de les détruire par voie de déchiquetage sécuritaire. Il vous faut éviter que ces informations se retrouvent sur le dessus d’une pile à l’air libre ou dans un classeur non verrouillé ou un tiroir du bureau dans un espace qui vous sert à rencontrer les locataires lorsque vous faites des locations. Il en va de même de votre ordinateur ou de tout disque dur externe utilisé pour enregistrer les informations. Ces dernières devraient être détruites dès que vous avez terminé de les utiliser.

En effet, vous êtes responsable de vous assurer que les données soient maintenues de façon confidentielles.

Nous pouvons vous aider à mettre en place les politiques et les processus spécifiques à votre entreprise si vous le souhaitez.

Dans certains cas,vous pourrez référer les candidats à la location à notre service qui pourra procéder à son identification. En effet, nous offrons depuis quelques années déjà le service vérifié* qui permet au locataire de valider sa candidature directement auprès de l'APQ.

 

 

 

*copyrights 2019

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