L'automne, les soumissions arrivent

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Sujet(s): Divers

L'automne, les soumissions arrivent

Avec les feuilles qui tombent et les nuits plus fraîches, il est temps de regarder les soumissions à venir pour la saison hivernale. La plus évidente est celle afin d'obtenir un contrat de déneigement et de ne pas oublier d'y inclure le déglaçage.

Voici un petit rappel du mode d'emploi pour préparer et réussir l'obtention de vos soumissions.

Étape 1 : Définir vos besoins
Que veut-on? Quelles sont nos attentes? Le résultat final attendu?

On peut cataloguer les soumissions en 3 grands thèmes :
1) Réparation
2) Entretien
3) Amélioration

Étape 2 : Identifier la source du problème
Dans le cas d'une réparation, il est important d'identifier le problème : il ne faut pas cacher mais résoudre le problème.
Souvent trouver la source est le plus compliqué donc nous vous conseillons le recours à un expert tant pour déterminer la source du problème que la solution.

Étape 3 : Établir les points d'évaluation
Afin de faire votre choix final d'avoir des points comparables, vous devez déterminer à l'avance votre appel d'offre:
- Un devis écrit qui représente les travaux à faire
- Le devis doit être détaillé et précis
- Établir un calendrier détaillé des travaux
- Faire la coordination pour prévoir la présence d'un locataire chez lui si vous devez accéder au logement
- Délais pour ce type d'intervention
- Prévoir un avis aux locataires avant pour confirmer les interventions importantes

Étape 4 : Établir les critères importants
Afin de planifier vos travaux et aussi aviser vos locataires, vous devez établir : date de début et durée des travaux, nombre d'heures nécessaires. Ne pas oublier d'inclure des pénalités s'il y a des retards.

Étape 5 : Exigence à valider auprès du fournisseur
Il faut notamment s'assurer que le fournisseur est accrédité selon l'ordre professionnel dont il dépend (ex : Licence RBQ, Carte de compétence de la CCQ, ...).
Ensuite :
- Nombre d'années d'expériences
- Réalisation des projets similaires
- Assurance responsabilité
- Type d'équipements utilisés
- L'entrepreneur doit faire un rapport d'avancement des travaux
- Nombre d'employés qui vont travailler sur le projet
- Les besoins pour entreposage de matériel
- Accès aux lieux
- Type d'électricité requis
- Besoin d'accès aux compteurs électriques ou à une entrée d'eau

Étape 6: Préparer les documents pour appel de service
- Prévoir de 2 semaines à 4 semaines afin de recevoir toutes les offres
- Indiquer les possibilités de visiter ou les coordonnées de la personne contact

Étape 7 : Sélection des fournisseurs invités à soumissionner
Pour obtenir des fournisseurs de qualité, nous vous conseillons d'avoir des références d'un autre propriétaire, de l'APQ ou d'une autre source fiable.

Étape 8 : Évaluation des réponses
Même si vous êtes impatient, attendez la réponse de tous avant de regarder quoi que ce soit et à la date de fin de l'appel d'offre.
Toutes les réponse reçues hors-délai sont exclues.
Ceux qui ne répondent pas aux critères de base sont exclus.
Ceux qui ne peuvent pas respecter les délais sont exclus.

Comparer les détails de l'offre de service, pas seulement le prix mais l'ensemble de l'offre.
Il ne faut pas nécessairement choisir le meilleur prix, mais tenir compte de la réputation pour le type de travaux à effectuer. (Lettre de références reçues)

Recherche pour voir si des litiges ont eu lieu ou sont en cours avec l'entrepreneur. (Palais de justice, CSST, RBQ, CCQ et les ordres professionnels concernés)

Étape 9 : Signature du contrat
Appeler la personne choisie et faire préparer le contrat. Vous devez vous assurer qu'il reflète :
- tous les critères de l'appel de service, les termes de paiement, la date des travaux

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