L'Association des Propriétaires du Québec (APQ) souhaitait rencontrer la Régie du Logement afin de mieux comprendre le nouveau système mis en place pour traiter les demandes : SISTA
Mais avant même de pouvoir utiliser un nouveau système, certains changements ont été apportés.
D'abord précision que la numérisation des dossiers de la Régie du Logement est basée sur l'adoption par le Gouvernement du Québec d'une loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information. En effet, il fallait que les documents électroniques puissent avoir la même valeur que le papier.
Le Système Sista est utilisé actuellement dans 3 tribunaux : Commission des lésions professionnelles (CLP), la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) et par la Régie du logement (RDL) maintenant. La majorité des processus de traitement sont semblables, mais il faut une certaine personnalisation pour répondre aux besoins plus spécifiques de chacun.
Par exemple, la Régie du logement perçoit de l'argent contrairement aux deux autres, donc il a fallu ajouter une section pour gérer ces transactions.
Désormais, il n'est pas possible d'ouvrir un dossier sans avoir acquitté les frais (débit ou argent) car les numéros de dossier se génèrent automatiquement seulement après perception des frais.
Aussi les préposés ne prennent plus les documents qui pourraient être introduits en preuve avant l'audience. Il est demandé de les apporter et de les déposer seulement à l'audience.
Avant la mise en place du système, on numérisait et ajoutait au dossier tous les documents qui nous étaient soumis à n'importe quel moment. Mais le juge pouvait les rejeter en refusant la production d'un document en preuve. Dorénavant seuls les documents qui sont acceptés par le juge sont numérisés et déposés au dossier.
L'investissement d'un nouveau système a permis de :
- réduire les délais de traitement administratif
- gérer les conflits d'horaire et de non-disponibilités
- éviter les erreurs de doublons
- la demande peut être consultée par n'importe quelle personne à la Régie du logement lorsqu'on appelle
- documents accessibles n'importe où par les régisseurs
- fusion des documents pour les audiences, les décisions,...
La Réception de la demande
Si le client n’a pas complété un formulaire de demande
Le préposé va vérifier si les intervenants sont déjà dans le système;
- si oui, il n’est pas nécessaire de saisir à nouveau les coordonnées;
- si non, création de l’intervenant.
o Le préposé va créer la demande dans le système (recours, objets, motifs, frais exigibles).
o Il perçoit les frais.
o Il présente au client le projet de demande.
o Il demande au client de signer sur la plaquette numérique.
Si le client arrive avec un formulaire déjà complété
o vérifie le formulaire;
o vérifie les intervenants liés à la demande, au besoin les crée;
o crée la demande dans le système;
o perçoit les frais;
o sauvegarde la demande;
o appose sur le formulaire le numéro de dossier et de demande, ainsi que le numéro de reçu;
o remet au client la copie du formulaire;
o envoie une copie du formulaire à la numérisation.
Dans le cas où un client arrive avec 5 formulaires de demande déjà complétés, ou plus, on demande au client d’acquitter les frais et de revenir dans l’après-midi ou le lendemain afin qu’on lui remette les copies de demande avec les numéros de dossier.
La date considérée pour le traitement des demandes sera celle de la journée du dépôt des demandes, de façon à ne pas pénaliser le client et la mise au rôle éventuelle de la demande.
Numérisation
La numérisation des dossiers judiciaires a débuté le 10 janvier 2011. Toutes les pièces qui constituent le dossier judiciaire sont numérisées.
Expédition des avis
Les avis d’audition sont expédiés de façon automatisée. SISTA prend entièrement en charge cette étape et les avis expédiés sont visibles dans le dossier judiciaire numérisé.
Habituellement, pour les causes civiles non urgentes, les avis d’audition sont expédiés de 1 à 2 mois avant l’audience (parfois trois mois). Pour les causes de non-paiement et les causes civiles urgentes, les avis peuvent souvent être expédiés deux semaines avant l’audience.
Tenue de l'audience
Pour rendre le dossier judiciaire numérisé accessible au régisseur ou au greffier spécial en cours d’audience, un porte-documents numérique est prévu et rend tous les dossiers d’un même rôle, avec chaque pièce constituant chaque
dossier, accessibles via la plateforme Web.
Les pièces acceptées en preuve par le régisseur ou le greffier spécial sont insérées dans une enveloppe qui fait office de procès verbal de pièces déposées à l'audience.
Expédition des décisions
Dorénavant, lorsqu’une décision est signée par un régisseur, cette dernière chemine comme suit:
o envoi de la copie originale signée à Montréal pour numérisation;
o arrivée à l’équipe de numérisation;
o numérisation le même jour;
o saisie des données;
o expédition automatisée;
o production;
o on compte généralement 2 à 3 jours ouvrables à partir de cette étape pour que la décision parvienne aux parties.
Lorsque vous lisez "décision expédiée" en consultant votre demande, vous pourriez aller dans un des 26 bureaux de la Régie pour en faire imprimer une copie ou attendre qu'elle vous parvienne par la poste.
En changeant de système et en regroupant les informations sur la même plate-forme, il faut envoyer les correspondances à une seule adresse et coordonnées :
par téléphone Région de Montréal, Laval et Longueuil : (514) 873-2245
Autres régions : 1-800-683-2245
par télécopieur Région de Montréal, Laval et Longueuil : 514 864-8077
Autres régions : 1 877 907-8077
par courrier : Village Olympique
5199, rue Sherbrooke Est, bureau 2360
Montréal (Québec) H1T 3X1
L'Association des Propriétaires du Québec (APQ) tient à remercier M. Benoit d'avoir pris le temps de nous expliquer le nouveau fonctionnement.
Petit rappel : lorsque vous déposez des preuves à la Régie du logement, vous avez 1 an pour les récupérer. Sinon elles seront détruites.
Processus de traitement d’une demande à la Régie du Logement
