Réussir vos demandes de soumission : Mode d'emploi (Partie 1)

Publié le par Gestion Immobilière Ges-Mar Isabelle Fournier

Sujet(s):

Étape 1 : Définir vos besoins
Que veut-on?  Quels sont nos attentes? Le résultat final attendu?

On peut cataloguer les soumissions en 3 grands thèmes :
1) Réparation : mise en conformité de l'électricité,remplacement de chauffe-eau...
2) Entretien : Nettoyage des drains, lavage de vitres,...
3) Amélioration :peinture du corridor, salle de bain, céramique,...

Étape 2 : Identifier la source du problème
Dans le cas d'une réparation, il est important d'identifier le problème. C'est essentiel avant toute autre étape : il ne faut pas cacher mais résoudre le problème.
Souvent trouver la source est le plus compliqué : Le recours a un expert requis tant pour déterminer la source du problème que la solution.

Étape 3 : Établir les points d'évaluation
Afin de faire votre choix final et de pouvoir comparer des points comparables, vous devez déterminer à l'avance votre appel d'offre:
- Un devis écrit qui représente les travaux à faire (idem pour les soumissions des améliorations et réparations)
- Devis doit être détaillé et précis : par exemple 2 couches de peinture au latex de marque Bétonel VIP, couleur numéro 9298383 sur tous les murs et plafonds identifiés sur le plan ci-joint
- Établir un calendrier détaillé des travaux (ex : prévoir la fermeture d'un système d’alarme pendant les travaux)
- Faire la coordination pour prévoir la présence d'un locataire chez lui si vous devez accéder au logement
- Délais pour ce type d'intervention
- Prévoir un avis 48 heures avant pour confirmer les interventions importantes

Étape 4 : Établir les critères importants
Afin de planifier vos travaux et aussi aviser vos locataires vous devez établir :
- date de début des travaux
- durée des travaux
- nombre d'heures nécessaires à réalisation des travaux
- pénalités si retards dans les travaux
- particularité ou précaution à prendre (ex : pas de poussière, nettoyage régulier, aucun débris dans les espaces communs,...)

Étape 5 : Exigence à valider auprès du fournisseur
La première vérification doit être de s'assurer que le fournisseur est accrédité selon l'ordre professionnel dont il dépend (ex : Licence RBQ, Carte de compétence de la CCQ, ...).
Ensuite :
- Nombre d'années d'expériences
- Réalisation des projets similaires
- Assurance responsabilité
- Type d'équipements utilisés (échafaud, conteneurs à déchets, lavage de vitres,...)
- L'entrepreneur doit nous informer de son fonctionnement (rapport d'avancement des travaux)
- Nombre d'employés qui vont travailler sur le projet
- Les besoins pour entreposage de matériel (ex : emplacement du conteneur, libérer le stationnement, permis de stationnement à la Ville,...)
- Accès aux lieux (clés fournies ou un accompagnateur pour surveillance des travaux)
- Type d'électricité requis
- Besoin d'accès aux compteurs électriques
- Besoin d'accès à une entrée d'eau

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