Comprendre le rôle du gestionnaire en copropriété

Article verrouillé Publié le par Me Kevin J. Lebeau

Sujet(s): Juridique

La question suivante nous est posée de manière régulière par les membres des conseils d'administration des copropriétés, et même par les copropriétaires: «Il n'y a personne qui voudrait siéger sur le conseil d'administration, alors pouvons-nous tout simplement confier le tout à un gestionnaire et le laisser s'en occuper?» Nous devons y répondre par la négative.

Une copropriété peut être formée d'aussi peu que deux unités d'habitation, mais peu importe la taille de la copropriété, la loi prévoit que la gestion courante du syndicat peut être confiée à un gérant, choisi ou non, parmi ses copropriétaires. Ce gérant agit à titre d'administrateur du bien d'autrui chargé de la simple administration.1 Dans la majorité des cas, la déclaration de copropriété accorde le pouvoir au conseil d'administration de retenir les services d'un gestionnaire et de fixer le montant de ses honoraires. Le conseil d'administration doit prévoir les honoraires du gestionnaire au budget qu'il soumettra à l'assemblée générale annuelle des copropriétaires pour consultation.

Par contre, le gestionnaire ne peut pas prendre la place du conseil d'administration, même si personne n'accepte de siéger sur le conseil: le conseil d'administration est l'un des deux organes décisionnels du syndicat, l'autre étant l'assemblée des copropriétaires, et le statut de personne morale du syndicat oblige que ses affaires soient administrées par un conseil d'administration.2 Alors, c'est le conseil d'administration qui doit prendre les décisions qui ne sont pas autrement du ressort de l'assemblée des copropriétaires3, et verra à la bonne administration des affaires du syndicat dans le respect de la déclaration de copropriété et du Code civil du Québec. Il faut donc comprendre que l'ultime pouvoir décisionnel dans le cadre des pouvoirs et obligations du conseil d'administration doit être exercé par ce dernier, et non par le gestionnaire de l'immeuble qui lui, relève directement du conseil d'administration.

Le conseil d'administration déterminera les tâches à confier au gestionnaire: la gestion complète des opérations du syndicat (comptabilité, gestion physique des lieux, recherche de fournisseurs de biens et services, etc.), ou simplement des tâches sélectionnées. Peu importe l'étendue des tâches confiées, le conseil d'administration demeure responsable de la surveillance du travail du gestionnaire et doit continuer d'exercer son pouvoir décisionnel. Il doit y avoir une collaboration étroite entre les membres du conseil et le gestionnaire, qui, nous l'espérons apportera des effets bénéfiques de par son expérience en la matière. Le gestionnaire doit mettre en application les décisions du conseil d'administration dans la mesure où celles-ci ne sont pas contraires à la déclaration de copropriété, ni aux dispositions impératives de la loi. En cas de doute, à savoir lequel du conseil ou de l'assemblée des copropriétaires est l'instance décisionnelle compétente pour décider, le gestionnaire devra suggérer au conseil d'administration d'obtenir l'avis d'un juriste possédant de l'expérience en copropriété divise.

Il doit exister une relation de confiance entre les membres du conseil d'administration et le gestionnaire : votre gestionnaire devrait être une personne d'expérience, ayant des habiletés dans la gestion des fournisseurs, comptabilité et tenue de livre, la négociation, gestion des employés s'il y a lieu. Toutefois, le conseil se doit d'éviter de faire de la micro-gestion. Il demeure important pour le conseil d'être tenu informé de l'évolution des différentes tâches confiées au gestionnaire, mais en faire plus aura pour effet de rendre les services d'un gestionnaire inutiles si le conseil préfère dicter chaque détail.

N'hésitez pas à nous consulter pour vous faire conseiller par un avocat œuvrant dans le domaine de la copropriété sur comment mieux comprendre le rôle de votre gestionnaire, et ce qui constitue les meilleures pratiques en ce domaine.

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